C’è poco da fare, siamo disordinati. E non solo perché abbiamo scrivanie invase di scartoffie e oggetti che impediscono di lavorare comodi o perché i nostri vestiti si accumulano sulla spalliera del letto giorno dopo giorno, ma perché, collezionisti seriali di alibi, rimandiamo i lavori o gli impegni che non ci piacciono, ridicendoci sempre all’ultimo istante, in un groviglio di ore e giorni che ci restituisce la sensazione asfissiante di fare troppe cose contemporaneamente e male. Uno scenario poco edificante, un mare magno in cui ci siamo smarriti e abbiamo incontrato Anna Fais di Organizzatessen, l’agenzia di professional organizer nata con lo scopo di migliorare l’organizzazione personale per aumentare produttività e benessere, a casa, sul lavoro, incidendo positivamente sullo stile vita.

Anna, che cosa è Organizzatessen?

Siamo un team di quattro Professional Organizer, attive su Milano, Verona, Torino e Genova che con consulenze e formazione aiutano aziende e privati nella gestione delle risorse scarse: spazio, tempo, soldi ed energie. Attraverso percorsi di organizzazione snelli e personalizzati, aiutiamo i nostri clienti a semplificare le giornate per far andare a braccetto efficienza ed efficacia con uno stile di vita più rilassato e soddisfacente. Abbiamo anche scritto un libro un e-book proprio su questo argomento E vissero tutti organizzati e felici edito da Zandegù dove suggeriamo strategie per migliorare “l’equilibrio vita – lavoro”

Chi è un personal organizer e che formazione è necessaria per diventarlo?

Il Professional Organizer, o consulente di organizzazione personale, è un professionista che aiuta le persone ad organizzarsi meglio sul lavoro e a casa. Soprattutto le aiuta ad integrare questi due ambiti che sono vasi comunicanti. Le aiuta nella gestione delle risorse scarse, tempo, spazio, energie, soldi. Aiuta a riorganizzare gli spazi dove si lavora, ad ottimizzare la gestione del tempo, a individuare le priorità ottimizzando flussi e processi, anche a casa razionalizzando gli spazi, rendendoli più ordinati e armonici, in modo che siano da supporto alle nostre attività evitando, inoltre, conflitti inutili.

Noi veniamo dal mondo del project management, del coordinamento della produzione video, del customer service informatico e dell’office management di grandi multinazionali. Abbiamo fatto un corso di formazione specifico per diventare P.O. ed essendo membri di APOI, un’associazione di categoria (Associazione Professional Organizer Italia), siamo in formazione continua perché questa professione è in rapida e costante evoluzione.

Cosa ha spinto la tua vocazione?

Ho sempre creduto nel valore profondo e imprescindibile dell’organizzazione, mi piace semplificare e arrivare all’essenziale, mi piace togliere più che aggiungere, che come sanno i grandi artisti e tutt’altro che facile. Mi piace rendere più fluide le cose che all’inizio possono sembrare complesse. E credo che, adesso più che mai sia necessario “liberare tempo” da dedicare alle cose che per noi sono importanti.   È un argomento che mi interessa da sempre e quindi farne un lavoro è per me un modo per approfondirlo nelle sue svariate facce. E poi mi piace l’aspetto pratico dell’entrare nelle piccole routine quotidiane, del partire dal basso.

Perché c’è bisogno di organizzazione?

Perché il mondo sta diventando estremamente complesso e la gestione della complessità non è uno scherzo. È qualcosa che già adesso sta avendo un grandissimo impatto nella vita di tutti noi, per la velocità che la tecnologia ci impone e per la quantità di dati da analizzare che abbiamo disposizione. Lo sarà ancora di più in futuro, quando molte scelte saranno automaticamente in mano ai robot e agli algoritmi (ci siamo già dentro).  Siamo immersi nella cultura del “tutto troppo sempre” (troppi oggetti, troppo cibo, troppi impegni, troppa informazione) in cui la quantità va spesso a scapito della qualità. In quest’abbondanza, che di per sé potrebbe essere positiva, spesso ci perdiamo, ci sentiamo soffocare, non sappiamo più da che parte iniziare e perdiamo di vista la meta. Quindi viviamo col pilota automatico, in modo a volte meccanico, spinti da correnti più forti di noi di cui non siamo consapevoli. Organizzarsi ha molto a che vedere con il fare chiarezza. Vuol dire fermarsi, fare il punto nave, capire dove si vuole andare e tracciare la rotta.

Ecco l’organizzazione personale è uno strumento trasversale che aiuta a mettere a fuoco desideri, obiettivi, priorità, abitudini per dare senso e direzione alle nostre giornate. Senza molti dialoghi sui massimi sistemi, ma con grande attenzione alle piccole cose. In questo periodo c’è una grande spinta sui desideri, sul voler essere, voler diventare, ma credo che porsi grandi obiettivi senza aver sistemato le piccole cose sia un po’ come nuotare con i vestiti addosso: si fa una gran fatica e si è sempre fermi. L’idea è quella di far risparmiare tempo, che poi vuol dire vita, e anche energie. Il “tutto, troppo, sempre” stanca molto e ci esaurisce sia fisicamente che mentalmente.

A chi vi rivolgete?

Principalmente alle aziende interessate a dare valore al loro lavoro e a quello dei loro dipendenti, per aumentare la produttività, ma anche il benessere individuale, per quelle che devono formare allo smartworking e che hanno programmi di welfare benefit. In questo senso forniamo formazione ad hoc per migliorare l’organizzazione del singolo, ma anche quella del team di lavoro. Tenendo nella giusta considerazione anche l’organizzazione della casa che è un grande valore aggiunto.

Quindi ai liberi professionistiche spesso si ritrovano a dover fare tutto da soli e a cui il tempo non basta mai. Infine a tutte quelle persone che sentono di avere difficoltà nella gestione del tempo, che magari hanno provato con qualche libro di self help e non ne sono venuti a capo. Ci rivolgiamo a chi magari riconosce di non avere un talento naturale per sapersi organizzare, a chi sente di avere confusione sia a casa sia sul lavoro e ha bisogno di un’impostazione di base per poi continuare a camminare da soli. Tutti possono fare enormi passi avanti in questo ambito.

Quali sono i contenuti dei vostri corsi?

Quelli business vertono sui temi centrali del lavoro in azienda ovvero l’organizzazione del tempo e dello spazio, la gestione della mail e degli archivi, i principi base della pianificazione e come rendere le riunioni efficaci. Quelli per i liberi professionisti e per i privati sono di solito tagliati su misura e sono centrati, oltre che sulla gestione dello spazio e del tempo (i pilastri), sull’organizzazione del budget personale (come tenere sotto controllo i conti di casa) e della cucina (come organizzare un menù settimanale), sulla definizione degli obiettivi e su come riuscire a raggiungerli adottando nuove abitudini. Lavoriamo molto sulla consapevolezza, perché riorganizzarsi senza prima avere una visione chiara del nostro punto di partenza è spesso fallace. Imparare a organizzarsi vuol dire cambiare il setting mentale e per farlo dobbiamo essere consapevoli di come funzioniamo.

Quali sono le richieste più frequenti?

La richiesta più frequente è sicuramente quella della gestione del tempo, sia da parte delle aziende sia dei liberi professionisti. Nei nostri per-corsi riorganizzativi in presenza o via Skype il focus è anche sugli obiettivi e su come instaurare nuove abitudini. Gli interventi privati sono spesso invece orientati alla riorganizzazione degli spazi domestici, la risistemazione degli armadi, dell’home office, delle cucine. Un lavoro che può sembrare banale, ma che aiuta tantissimo le persone nel quotidiano a risparmiare tempo e ad aver un’impostazione chiara per riuscire a adottare nuove abitudini con più facilità.

Elena Miglietti

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